Mit dieser Methode strukturieren Sie Ihren Arbeitstag besser – und schaffen mehr (2/3)

L – Länge der Aufgaben schätzen

Notieren Sie hinter jeder Aufgabe, wie viel Zeit Sie dafür veranschlagen. „Das soll keine Minutenplanung sein“, sagt Seiwert. „Aber wir unterschätzen häufig erheblich, wie lange etwas dauert, und geraten dadurch in Zeitstress.“

Ihre eigene Zeitvorgabe sorgt dafür, dass Sie konzentrierter arbeiten und sich nicht so leicht ablenken lassen – schließlich wollen Sie Ihre persönlichen Deadlines einhalten.

P – Pufferzeit

Manchmal beschäftigen Sie sich dann doch länger mit einer Aufgabe als ursprünglich geplant. Sie verquatschen sich mit einem Mitarbeiter beim Kaffee oder ein dringender Anruf bringt Sie aus dem Konzept. Wenn Sie Ihren Tagesplan erstellen, sollten Sie daher großzügige Pufferzeiten einkalkulieren. Seiwert empfiehlt, nur circa 50 bis 60 Prozent Ihres Arbeitstages mit Aufgaben und Terminen zu verplanen. Die restliche Zeit bleibt reserviert für unvorhergesehene Ereignissen und Aufgaben, an denen Sie länger arbeiten als geplant.

Die tägliche Pufferzeit von 40 bis 50 Prozent sollten Sie noch einmal unterteilen, rät Seiwert: die eine Hälfte der Zeit für strikt berufliche Dinge wie Anrufe und außerplanmäßige Meetings, die andere Hälfte für soziale Aktivitäten wie Kaffeepausen, Gespräche mit Mitarbeitern oder ein paar Minuten nur für sich selbst.

E – Entscheidungen treffen

„Wir neigen dazu, uns zu viele Aufgaben in einen Tag zu packen“, sagt der Zeitmanagement-Experte. Deshalb sollten Sie Prioritäten setzen und überlegen: Welche Aufgaben sind besonders wichtig? Welche kann ich auch übermorgen oder erst nächste Woche erledigen? Welche Aufgaben kann ich an Mitarbeiter delegieren? Was Sie heute nicht schaffen, verschieben Sie auf einen anderen Tag.

Wenn es Ihnen schwer fällt, Prioritäten zu setzen, können andere Zeitmanagement-Techniken helfen: die ABC-Analyse beispielsweise oder das Eisenhower-Prinzip, mit dem Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Oder das Pareto-Prinzip, das hilft, effizienter zu arbeiten.

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