Worauf solltest du bei einem Meeting als Chef achten?

Eine gute Führungskraft zeichnet sich durch eine optimale Methoden- und Organisationskompetenz aus. Diese Disziplinen müssen gute Führungskräfte beherrschen. Ob dem so ist, zeigt sich bei der Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen. Hier zeigt sich schnell, ob du ein guter Chef bist. Das Kritische: In Besprechungen stehst du als Chef und Organisator voll im Fokus der Teilnehmer. Schwächen bei deiner Organisation oder Moderation fallen also sofort allen Teilnehmern auf.
Wenn du als gute Führungskraft dein Team mit perfekt organisierten Besprechungen überzeugen möchtest, brauchst du Zeit zur Vorbereitung und die richtigen Techniken.

Die Vorbildfunktion des Chefs
Kommen Sie  pünktlich und vorbereitet zu (ihren eigenen) Meetings, planen sie eine Agenda. Ansonsten zeigen sie eine absolut negative Vorbildfunktion. Denn selbst wenn ein schlecht organisierter Chef seine Mitarbeiter zur besseren Organisation der Meetings anhalten würde, stünden ihm seine negative Vorbildfunktion & Glaubwürdigkeit im Weg.

Vorbereitung ist 90% eines guten Meetings
Eine gute Vorbereitung dauert fast so lange, wie das Meeting selbst. Die Faustregel lautet: Für ein 45 Minuten Meeting sollte ungefähr die gleiche Zeit in eine gute Vorbereitung fließen.
Neben der erforderlichen Professionalität ist es auch eine Frage der Wertschätzung, dass Führungskräfte die Zeit der Teilnehmer als etwas sehr Kostbares behandeln sollten. Wenn Teilnehmer wissen, was von Ihnen erwartet wird, können sie sich besser vorbereiten und tragen zu einem reibungslosen Ablauf im Meeting bei. Nichts ist schlimmer, als wenn im Meeting noch erklärt werden muss, worum es geht und welche Fragen zu besprechen sind. Deshalb gehört zu einer guten Vorbereitung auch eine Einladung, die neben einem konkreten Betreff auch die Agenda des Meetings enthält.

Gute Besprechungen brauchen ein Ziel
Wenn Chefs nicht wissen, wohin sie wollen, können sie auch keinen Mitarbeiter „mitnehmen“. Erst recht nicht zu einem Meeting. Der erste Schritt einer guten Führungskraft beginnt also lange vor dem Meeting mit der Frage: Was ist überhaupt das Problem und was möchte ich erreichen? In diesem Gedankengang kannst du als Führungskraft auch hinterfragen, ob ein Meeting überhaupt das geeignete Mittel ist. Vielleicht ist ein Einzelgespräch mit einem Experten in deinem Team viel besser, als in einer Besprechung das gesamte Team mit einzubinden.

Eine Besprechung planen
Hast du das Ziel für deine Besprechung definiert, gilt es zu überlegen, wie der perfekte Ablauf dieser Besprechung sein soll. Wie gelingt der beste Einstieg in das Thema? Welche Fragen können sich ergeben? Ab welcher Detailtiefe soll Schluss sein, etc.

Gute Besprechungen sind kurz
Willst du deine Teilnehmer nicht bis zum Wachkoma begleiten, ist es empfohlen, Meetings mit maximal 45 Minuten Dauer anzusetzen. Alles, was länger dauert, kostet unnötig Energie und wird schnell ineffizient. Kannst du aus organisatorischen oder thematischen Gründen nur eine längere Besprechung planen, baue regelmäßige 15-minütige Pausen ein. In den Pausen kannst du frische Luft in den Raum lassen und die Teilnehmer ermutigen, sich auch mal kurz zu bewegen.

Je weniger Teilnehmer in einer Besprechung, desto besser!
Wichtig bei der Auswahl der Teilnehmer ist die Grundregel, dass er einen aktiven Beitrag bringen müssen. Das kann beispielsweise der Experte sein, der die Hintergründe eines Problems erklären kann. Wir raten dringend davon ab, Personen einzuladen, für die du im Storyboard keine konkrete Frage bzw. Aufgabe definiert hast. In der Praxis treibt ein ganz einfacher Grund die Teilnehmerzahl in die Höhe. Die persönliche Absicherung. Doch genau mit diesen Teilnehmern, die lediglich als Zuhörer eingeladen sind, riskierst du einen knackigen Ablauf deiner Besprechung. Berechtigterweise haben Zuhörer Fragen zum Hintergrund oder müssen von den Experten erstmal ins Thema eingeführt werden.

Erfolgreiche Meetings brauchen gute Kommunikation
Treffen in einer Besprechung sehr unterschiedliche Charaktere und Kommunikationstypen aufeinander, entstehen schnell Missverständnisse. Als Meetingleiter:in ist es deine Aufgabe, die unterschiedlichen Kommunikationstypen zu erkennen und unter ihnen zu vermitteln.

Gute Meetings brauchen gute Rahmenbedingungen
Einer der Punkte, der bei ineffizienten Meetings ebenfalls gerne vergessen wird, sind die Rahmenbedingungen. Meetings in zu kleinen Räumen, mit wenig Licht, unzureichender technischer Ausstattung und ohne Getränke, sind ein Garant dafür, dass die Ergebnisse unterdurchschnittlich ausfallen werden. Wenn Getränke und Kekse aus Kostengründen gestrichen werden, rate ich zum Griff in die eigene Tasche. Bereits für wenig Geld gibt es eine Keksdose beim Discounter. Der Effekt ist unbezahlbar: Die Teilnehmer sind zufrieden und ihre Gehirne haben genug Zucker, um guten Input abzuliefern.

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