Trennungsgespräche sind Chefsache und sollten sorgfältig geplant sein. Erst wenn all die organisatorischen Rahmenbedingungen klar und abgehakt sind, sollten sich die Verantwortlichen an die inhaltliche Vorbereitung des Trennungsgesprächs machen. Wie, das erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Einladung zum Gespräch
Es gibt zwei bewährte Möglichkeiten für die Terminvorladung: Entweder Sie schreiben dem Betroffenen eine E-Mail oder Sie bestellen ihn unerwartet zu sich bzw. in den von Ihnen gewählten Raum. Entscheiden Sie sich für die E-Mail, halten Sie sich kurz. Schreiben Sie, es gehe um ein Personalgespräch, es sei wichtig und Sie erwarten Pünktlichkeit. Der anschließende Termin sollte ein, maximal zwei Tage nach der Einladung stattfinden.
Wählen Sie die unerwartete Variante, ist der Schreckensmoment erst einmal höher. Allerdings ersparen Sie dem Betroffenen eventuell eine schlaflose Nacht und verhindern, dass er sich am Folgetag nach der Gesprächseinladung krankmeldet.
Die Gesprächsstruktur
Wer sagt was? Verteilen Sie klar Ihre Sprecherrollen. Erfahrungsmäßig hat sich bewährt, dass der höhere Vorgesetze das Gespräch einleitet und die betrieblichen Umstände kurz erläutert, also die Veränderungsbotschaft ausspricht. Die Betonung liegt auf „kurz“ – die Veränderungsbotschaft sollte in maximal fünf bis acht Sätzen übermittelt werden. Der unmittelbare Vorgesetzte des Mitarbeiters kommt dann auf seine Abteilung zusprechen – und spricht die Trennungsbotschaft aus.
Legen Sie sich auch einen Leitfaden zurecht, um nicht vom Weg abzukommen. Schreiben Sie sich Instruktionen auf, die Sie befolgen, wenn Ihnen das Gespräch zu entgleiten scheint. Wenn Sie beispielsweise im Gespräch merken, dass Sie viel zu schnell reden, kann Ihnen die Instruktion helfen, wieder zurück in die Spur zu finden: Einmal tief durchatmen, langsamer sprechen, längere Pausen lassen.
Den Gesprächsgegenstand verinnerlichen
Fokussieren Sie sich nur auf den eigentlichen Gesprächsgegenstand: Im Erstgespräch geht es einzig und allein um die Aussprache der Trennungsbotschaft sowie der Festlegung eines Folgetermins. Alles Weitere – Kündigungsfrist, Aufhebungsvertrag, Transfermaßnahmen usw. – sollten Sie erst im Folgetermin besprechen. Mit der Trennungsbotschaft hat die betroffene Person schon genug zu verarbeiten. Nehmen Sie sich ruhig Zeit, den Gesprächsverlauf mit einem vertrauten Kollegen durchzugehen. Dadurch treten Sie später entschiedener auf.
Das Gespräch
Die Sprecherrollen sind verteilt, die Gesprächsvorgänge verinnerlicht und die Terminvorladung festgelegt. Nun sind Sie bereit für eine der schwierigsten Aufgaben im Leben einer Führungskraft: Das Trennungsgespräch.
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