2% der deutschen Arbeitnehmer arbeiten regelmäßig im Homeoffice, viele davon in sogenannten virtuellen Teams. Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg stellt Teamleiter vor neue Herausforderungen. 7 Strategien sind besonders wichtig, um ein verteiltes Team zum Erfolg zu führen.
Google und Facebook bauen für ihre Mitarbeiter riesige Campusse inklusive Wellness-Center, Spielplätzen und Vegan-Restaurants. Alles, um Talente aus aller Welt anzuziehen und möglichst rund um die Uhr in ihren Büros zu halten.
Wahrscheinlich sitzt dein Unternehmen weder im Silicon Valley noch besitzt es so prall gefüllte Bankkonten wie Apple. Um hoch qualifizierte Mitarbeiter für dich zu gewinnen musst du andere Wege gehen. Spezialisten, vor allem im technischen Bereich, wohnen nicht um die Ecke und sind nicht unbedingt scharf darauf, für einen neuen Job umzuziehen.
Virtuelle Teams zu führen erfordert besondere Kompetenzen
Oft bleibt nichts anderes übrig, als in virtuellen Teams zu arbeiten, von verschiedenen Orten aus: am heimischen Schreibtisch, im Café oder einem Co-Working-Space. 12% der deutschen Arbeitnehmer arbeiten regelmäßig im Homeoffice. Technisch gesehen ist die Zusammenarbeit als virtuelles oder verteiltes Team überhaupt kein Problem mehr. Dank High-Speed-Internet und den vielen genialen Tools auf dem Markt.
Virtuelle Teams haben Vorteile, die über die eingesparte Miete fürs Großraumbüro hinausgehen. Viele schätzen die persönliche Freiheit und die Work-Life-Balance, die dieses Arbeitsmodell bietet. Doch Technik ist kein hundertprozentiger Ersatz für den direkten Kontakt mit Kollegen. Wenn man täglich zusammenarbeitet, sich aber so gut wie nie persönlich trifft, entstehen spezielle Herausforderungen.
Führungskräfte sind selten wirklich auf das Führen virtueller Teams vorbereitet. Durch die räumliche Entfernung entfällt ein Großteil der “natürlichen” Kommunikation und der zwischenmenschlichen Interaktionen. Persönlichkeit und Fähigkeiten des Teamleiters sind deshalb nicht weniger gefragt, sondern mehr. Er muss das Team zusammenhalten und sozusagen die Distanzen überbrücken.
Diese sieben Handlungsfelder helfen dir, ein virtuelles Team erfolgreich zu führen.
4. Transparentes Projektmanagement und Zusammenarbeit
In einem verteilten Team bekommen die einzelnen Mitglieder im Alltag nicht mit, woran die anderen gerade arbeiten, wann einzelne Aufgaben fertig werden und wo ein Projekt gerade steht. Ein schneller Zuruf über den Schreibtisch funktioniert nun mal nicht.
Ein zentrales Projektmanagement-Tool wie Planio sorgt in deinem Team dafür, dass die Arbeit trotzdem möglichst reibungslos klappt. Alle Aufgaben sollten darin den einzelnen Mitgliedern zugewiesen werden, der Fortschritt dokumentiert und wichtige Infos hinterlegt werden. So kann sich jeder einen Überblick verschaffen. Unnötige Wartezeiten wegen unerledigter Aufgaben oder Rückfragen werden vermieden.
In Planio kannst du außerdem Dokumente zentral ablegen und zwischen deinem Rechner und den Kollegen synchron halten und alle Arbeitszeiten erfassen, damit es später bei der Abrechnung mit dem Kunden keine Schwierigkeiten gibt.
Einige dich mit deinem Team auf Tools, die alle gerne benutzen und die euren Anforderungen entsprechen. Lasse neue Tools erst testen, bevor sie produktiv eingesetzt werden. Nichts ist schlimmer als ein Sammelsurium verschiedener Lösungen, die nicht genutzt werden, mehrfache Datenpflege erfordern und schlimmstenfalls von der Arbeit abhalten. Im Idealfall lassen sich eure Tools integrieren, oder ihr nutzt eine Software, die alle Anforderungen auf einer gemeinsamen Plattform abdeckt. In Planio könnt ihr zum Beispiel direkt aus dem Projektmanagement-Tool heraus auf gemeinsame Dateien zugreifen oder einen Chat zu einem beliebigen Ticket starten.
Entwickle einen Leitfaden für eure Projektmanagement-Lösung oder nutze definierte Workflows, damit alle Teammitglieder wissen, was sie wo, wann, wie und wie ausführlich dokumentieren müssen. Transparentes und einheitliches Projektmanagement ist der Schlüssel für die produktive Zusammenarbeit.
5. Statt Kaffeemaschine: Informelle Kommunikation und Teambuilding
Die fachliche, projektbezogene Kommunikation in deinem virtuellen Team klappt wahrscheinlich von Anfang an gut. Sich über Tools zu organisieren und digital zu kommunizieren gehört für die meisten Professionals zur Routine, für die jüngeren sowieso.
Für ein starkes Team ist das nicht ausreichend. Ohne die informelle, persönliche Ebene wird kein Vertrauen innerhalb deines Teams entstehen. Der tägliche Smalltalk an der Kaffeemaschine oder in der Kantine ist keine Verschwendung von Arbeitszeit, sondern gehört einfach mit dazu. Wer im Homeoffice arbeitet, ist trotzdem ein soziales Wesen und sucht persönlichen Anschluss, braucht manchmal Aufmunterung oder einfach jemanden zum Quatschen.
Organisiere regelmäßige persönliche Treffen deines Teams. Je nach Größe und räumlicher Distanz kann das monatlich sein oder auch zweimal pro Jahr für zum Beispiel eine ganze Woche. Selbstverständlich ist das nicht: In einer Umfrage gaben 41% der befragten “Heimarbeiter” an, dass sie ihre Kollegen niemals persönlich getroffen haben.
Solche Treffen sind perfekte Gelegenheiten, um gemeinsam Erfolge zu feiern, neue Projekte zu starten und neue Teammitglieder kennen zu lernen. Ihr könnt gemeinsam in Kreativ-Workshops Ideen entwickeln, Verbesserungen für die Zusammenarbeit diskutieren, schön Essen gehen und abends das Kneipenviertel unsicher machen. Solche Events sind das Highlight eines jeden virtuellen Teams und geben jedes Mal einen ungeheuren Motivationsschub. Und man lernt wieder ganz neue Seiten an seinen Kollegen kennen.
Abseits solcher Höhepunkte ist es deine Aufgabe als Teamleiter, die persönliche und zwanglose Kommunikation innerhalb deines Teams zu fördern. Gelegenheiten bieten sich dafür vor oder nach euren regulären Meetings per Videokonferenz. Manche Teams treffen sich virtuell zum Morgenkaffee oder zum Freitags-Lunch. Solche Rituale stärken den Zusammenhalt im Team enorm und wirken der sozialen Isolation entgegen. Nicht zu unterschätzen ist auch der kreative Effekt, den solche informelle Kommunikation auf ein Team hat: Die besten Ideen entstehen selten im Meeting, sondern bei Pizza und Bier.
Ein permanenter Chatraum nur für Smalltalk oder eine geschlossene Facebook-Gruppe kann das schnelle Gespräch mit dem Schreibtischnachbarn ersetzen. Ermutige dein Team, auch neben der Arbeit untereinander Kontakt zu halten. Alle sollten wissen, dass persönliche Kommunikation untereinander während der Arbeitszeit nicht nur geduldet ist, sondern erwünscht. Solange es sich im Rahmen hält, natürlich.
Fällt es einigen deiner Teammitglieder schwer, Kontakte aufzubauen und zu pflegen? Stelle ihnen einen festen “Buddy” zur Seite. Die “Buddies” können sich besser kennenlernen und sich zum Beispiel einmal die Woche über Persönliches austauschen und sich gegenseitig unterstützen.
Möchten Sie mehr Inputs, wie die virtuelle Führung am besten klappt? Wir freuen uns, Sie zu unterstützen. www.eckert-seminare.ch – Für mehr Erfolg!
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