Wie man ein virtuelles Team führt: Mit 7 Strategien zum Erfolg (1/3)

2% der deutschen Arbeitnehmer arbeiten regelmäßig im Homeoffice, viele davon in sogenannten virtuellen Teams. Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg stellt Teamleiter vor neue Herausforderungen. 7 Strategien sind besonders wichtig, um ein verteiltes Team zum Erfolg zu führen.

Google und Facebook bauen für ihre Mitarbeiter riesige Campusse inklusive Wellness-Center, Spielplätzen und Vegan-Restaurants. Alles, um Talente aus aller Welt anzuziehen und möglichst rund um die Uhr in ihren Büros zu halten.

Wahrscheinlich sitzt dein Unternehmen weder im Silicon Valley noch besitzt es so prall gefüllte Bankkonten wie Apple. Um hoch qualifizierte Mitarbeiter für dich zu gewinnen musst du andere Wege gehen. Spezialisten, vor allem im technischen Bereich, wohnen nicht um die Ecke und sind nicht unbedingt scharf darauf, für einen neuen Job umzuziehen.

Virtuelle Teams zu führen erfordert besondere Kompetenzen

Oft bleibt nichts anderes übrig, als in virtuellen Teams zu arbeiten, von verschiedenen Orten aus: am heimischen Schreibtisch, im Café oder einem Co-Working-Space. 12% der deutschen Arbeitnehmer arbeiten regelmäßig im Homeoffice. Technisch gesehen ist die Zusammenarbeit als virtuelles oder verteiltes Team überhaupt kein Problem mehr. Dank High-Speed-Internet und den vielen genialen Tools auf dem Markt.

Virtuelle Teams haben Vorteile, die über die eingesparte Miete fürs Großraumbüro hinausgehen. Viele schätzen die persönliche Freiheit und die Work-Life-Balance, die dieses Arbeitsmodell bietet. Doch Technik ist kein hundertprozentiger Ersatz für den direkten Kontakt mit Kollegen. Wenn man täglich zusammenarbeitet, sich aber so gut wie nie persönlich trifft, entstehen spezielle Herausforderungen.

Führungskräfte sind selten wirklich auf das Führen virtueller Teams vorbereitet. Durch die räumliche Entfernung entfällt ein Großteil der “natürlichen” Kommunikation und der zwischenmenschlichen Interaktionen. Persönlichkeit und Fähigkeiten des Teamleiters sind deshalb nicht weniger gefragt, sondern mehr. Er muss das Team zusammenhalten und sozusagen die Distanzen überbrücken.

Diese sieben Handlungsfelder helfen dir, ein virtuelles Team erfolgreich zu führen.

1. Stelle Teammitglieder ein, denen du vertraust

Ein virtuelles Team funktioniert nur, wenn es aus den richtigen Menschen besteht. Ansonsten ist die Erfolgschance ziemlich gering. In verteilten Teams ist ein hohes Maß an Vertrauen das Allerwichtigste. Schließlich kannst du nicht mal schnell einen Blick durchs Büro wandern lassen und schauen, ob alle konzentriert bei der Arbeit sind oder mal wieder das Smartphone checken.

Mitglieder eines virtuellen Teams müssen intrinsisch motiviert sein, also aus sich selbst heraus. Sie müssen sich selbst organisieren und Dinge erledigen, ohne dass sie permanent jemand daran erinnert. Sie sollten gerne mit verschiedenen Software-Tools arbeiten und digital kommunizieren. Und nicht zuletzt müssen sie mit der gewissen sozialen Isolation zurechtkommen, die die Arbeit im Homeoffice, fernab von den Kollegen, mit sich bringt.

Achte auf diese Merkmale, wenn du Mitarbeiter für dein Team auswählst. Stelle nur jemanden ein, dem du zu hundert Prozent vertraust. Gib ihm einen großen Vertrauensvorschuss mit auf den Weg. Ob jemand wirklich ins Team passt und die richtige Einstellung hat, lässt sich nicht auf den ersten Blick sagen. Teste einen neuen Mitarbeiter in einem kleinen Projekt oder für eine bestimmte Zeit, bevor du ihn fest ins Team integrierst.

2. So früh wie möglich Normen und Regeln in deinem Team definieren

Jedes “normale” Team hat ein ungeschriebenes Regelwerk. Wer ist für welches Thema zuständig? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie findet die Kommunikation im Team statt? Wie werden Konflikte gelöst? Ist es in Ordnung, tagsüber auch mal Privates zu erledigen? Wann kann man Urlaub nehmen?

Solche Normen haben sich irgendwann im Team etabliert und werden von neuen Teammitgliedern relativ schnell übernommen. In virtuellen Teams fehlt dieser Prozess, man ist einfach nicht lange genug zusammen. Ohne solche Normen entsteht Unsicherheit. Als Teamleiter musst du diese Lücke schließen. Definiere so früh wie möglich mit deinem Team eure internen Regeln, wie ihr in Zukunft zusammenarbeiten wollt. Dazu gehören Fragen wie:

• Wann finden Meetings und andere Termine statt?
• Wie sind die Arbeitszeiten geregelt? Gibt es eine Kernarbeitszeit?
• Wie wird die eigene Arbeit dokumentiert?
• Welche Tools und welche Kommunikationskanäle werden für welche Zwecke genutzt?
• Welche Umgangsregeln gelten, zum Beispiel im Chat oder in einer Videokonferenz?
• Wie wird mit Fehlern oder Konflikten zwischen Teammitgliedern umgegangen?

Es wäre ein Fehler, zu glauben, diese Dinge würden sich von selbst regeln. Deshalb solltest du die gemeinsam besprochenen Regeln und Normen dokumentieren und für alle zugänglich machen. Ermutige die Teammitglieder, nachzufragen, wenn sie unsicher sind, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollen.

3. Statt CC an alle: Effiziente Kommunikation in virtuellen Teams

Kommunikation ist das A und O in virtuellen Teams, wenn es mit der Zusammenarbeit klappen soll. Einerseits muss alles Wichtige besprochen werden. Andererseits darf die Kommunikation nicht ausufern, was auf digitalen Plattformen gerne passiert. Wer schon mal in einer Kommentarspalte oder einem Online-Forum stundenlange Hin-und-her-Diskussionen geführt hat, weiß, was ich meine.

Vieles bespricht man am besten direkt. Ein wöchentliches Teammeeting per Videokonferenz sollte fester Bestandteil jedes virtuellen Teams sein. Darin besprichst du mit deinem Team den Status der aktuellen Projekte, die Aufgaben für die Woche und andere Themen, die gerade aktuell sind. Kleine Teams halten oft zusätzlich jeden Morgen ein kurzes Meeting, zum Beispiel das Daily Scrum Meeting. Halte dein Team dazu an, bei Bedarf eigene Meetings untereinander abzuhalten.

Videokonferenzen haben gegenüber Telefonaten den Vorteil, dass die Teilnehmer konzentrierter sind. Man wird ja gesehen. Zeichne wichtige Meetings auf und stelle sie allen zur Verfügung. So entstehen weniger Missverständnisse, weil jeder nachsehen kann, was genau besprochen wurde. Ein kurzes Protokoll im Wiki zu jedem Meeting fasst die Kernpunkte zusammen.

Die alltägliche Projektkommunikation läuft in verteilten Teams hauptsächlich über Team Chat-, Ticket- oder Collaboration-Tools. Auf E-Mail-Kommunikation innerhalb des Teams solltest du lieber verzichten, das wird schnell unübersichtlich.

Lege mit deinem Team fest, welches Medium für welche Art Kommunikation verwendet wird. Ein Chat eignet sich für schnelle Nachfragen beim Kollegen und kurze Diskussionen. Infos wie Spezifikationen oder Aufgabenbeschreibungen, die für alle wichtig sind, sollten dagegen lieber in einen Kommentar im Projektmanagement-Tool geschrieben werden.

Diskussionen per Chat oder Kommentarfunktion können leicht hitzig werden und sich in die Länge ziehen. Weil alle nonverbalen Faktoren in der Kommunikation fehlen sind Missverständnisse vorprogrammiert. Emojis helfen nur bedingt. Es ist deshalb von Vorteil, Probleme und heikle Themen immer persönlich per Telefon oder Videochat zu besprechen.

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