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Ein aufgeräumter und gut organisierter Arbeitsplatz trägt viel zu einer effizienten Arbeitsweise bei und verhindert die langwierige Suche nach Dokumenten. Das gilt für analoge wie digitale Ablagen. Diese Tipps helfen bei der Organisation.

Struktur und Ordnung

Gehen Sie die Reorganisation Ihres Arbeitsplatzes mit Bedacht an. Überlegen Sie sich, nach welchen Strukturen Sie die Dinge geordnet haben möchten. Gehen Sie dabei noch folgendem Schema vor (Persolog, 2004: 32 f.):

  • Objekte, die Sie regelmässig brauchen, halten Sie in Griffweite (Tagesakten, Schreibzeug, Rechner, Smartphone, Tablet, PC, Drucker, Papierkorb etc.).
  • Was Sie seltener brauchen, entfernen Sie aus Ihrer Griffweite (Aufbewahrung im Sideboard oder in Regalen).
  • Was Sie jährlich nur einmal brauchen, kommt ins Archiv.
  • Was Sie aller Voraussicht nach nicht mehr brauchen, entsorgen Sie (oder scannen es ein).
  • Bürogeräte auf Ihre Funktionsfähigkeit prüfen und nach sinnvollen Kriterien aufstellen. Defekte Geräte entsorgen, ersetzen oder reparieren (Gebrauchsanweisungen zentral aufbewahren).

Sortieren Sie in Ihren Ablagen (auch auf den PC oder im Online-Speicher) unnötige Dinge regelmässig aus. Dokumente, bei denen Sie unsicher sind, ob Sie diese gar nicht mehr brauchen, archivieren Sie in einer Zwischen­ablage (quasi: Vorhof zur «Rundablage»). Was Sie daraus länger als ein Jahr nicht vermisst haben, können Sie in der Regel ganz entsorgen.

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Quelle:

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