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Das Pareto-Prinzip eignet sich wunderbar fürs Zeitmanagement. „Es geht darum, die wichtigen Dinge, die mich und mein Geschäft voranbringen, strategisch in meinem Tagesplan zu verankern, sodass sie nicht dem Kleinkram zum Opfer fallen“, sagt Martin Krengel, Autor des Zeitmanagement-Ratgebers „Golden Rules“. Er empfiehlt die 80/20-Regel als Ansporn, sich auf die entscheidenden 20 Prozent zu konzentrieren. Doch wie lassen sich diese finden?

Not-to-do-Listen führen

Krengel empfiehlt, andersherum zu fragen: Was kann und muss ich ignorieren? Eine Not-to-do-Liste sei hilfreich: Man schreibt auf, welche Arbeiten unwichtig sind und darum nicht erledigt werden sollten. „Die Not-to-do-Liste hilft, Achtsamkeit für all das zu schaffen, was mich von den wichtigen 20 Prozent ablenkt“, sagt der Experte.

Rule of 9

Krengels Lieblings-Hilfsmittel ist die „Rule of 9“. Er kenne sie von Comedians, die sagen: Von zehn Witzen seien neun für die Tonne. Oder anders formuliert: Von zehn Businessideen funktioniert nur eine richtig gut. „Die Kunst ist, schnell herauszufinden, welche das ist“, meint er. „Wenn ich diese Regel vor Augen habe, filtere ich leichter nebensächliche Ideen und Anfragen aus.“

Zeit begrenzen

Ein probates Mittel, um sich dazu zu zwingen, Unwichtiges wegzulassen: Deadlines setzen. Krengel gibt ein Beispiel: Ich gebe mir drei Wochen Zeit, um ein Projekt anzustoßen, und schaue, was passiert. Nach diesen drei Wochen muss das Ergebnis nicht perfekt sein, ich kann immer noch nacharbeiten und perfektionieren. Aber auf diese Weise kann ich herausfinden, ob es zu den wichtigen Projekten  (20 Prozent) gehören sollte.

Mut zum Halbfertigen

Um die 80/20-Regel umzusetzen, braucht man Mut zum Halbfertigen und zur Lücke. Statt nach Perfektion zu streben, sollte man Dinge einfach ausprobieren. „Systematisches Testen und mutige Richtungskorrekturen helfen, die Kernaufgaben zu identifizieren. Wenn ich zum Beispiel merke, dass ich mit meiner Business-Idee keinen Erfolg habe, muss ich mir das eingestehen und mich neuen Dingen zuwenden“, erklärt Krengel.

Strategische Stunde

Krengel rät Unternehmern, einmal in der Woche während einer strategischen Stunde über folgende Fragen nachzudenken:

  • Was hat mich weitergebracht?
  • Wo habe ich Zeit verschwendet?
  • Was hat kein Ergebnis gebracht?

Auch das helfe herauszufinden, welche Arbeiten und Projekte zu den wenigen wichtigen gehören.

Unwichtiges auf Randzeiten legen

Aber lassen sich alle Dinge, die zu den unwichtigen 80 Prozent gehören, einfach ignorieren? „80 Prozent liegen zu lassen, das trauen sich viele Unternehmer nicht“, weiß auch Krengel. Was also tun? „Am besten startet man am Morgen mit den wichtigen Dingen, also mit den 20 Prozent. Denn die unwichtigen Dinge, also die 80 Prozent, drängeln sich von allein in den Tag“, sagt Krengel. Nebensächliches erledigt man am besten Freitagnachmittag, wenn man bereits erschöpft von der Woche ist. Oder vielleicht am späten Nachmittag.

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Quelle

 

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